Dokumenten-Backup

Mit dem 4open Dokumenten-Backup sichern Sie alle Dokumente Ihrer Kunden aus 4open auf Ihren eigenen PC oder Ihr NAS. Für jeden Kunden wird ein eigener Ordner angelegt. Bei jedem weiteren Start werden nur die Dokumente geholt, die seit dem letzten Mal neu hinzugekommen sind oder sich geändert haben.

Das Programm liest nur. Es verändert oder löscht nichts in 4open.

4open-backup.zip herunterladen

Für Windows 10 und 11. Eine Installation ist nicht nötig.

Datei im Paket	Inhalt
backup.exe	das Programm
backup.conf	Ihre Einstellungen (Zugangsdaten, Speicherort)
LIESMICH.txt	diese Anleitung zum Nachlesen

1. Einrichten

Ordner anlegen, z. B. C:\4open-Backup. Bitte nicht unter C:\Programme bzw. C:\Program Files, denn dort dürfen Dateien ohne Administratorrechte nicht bearbeitet werden, und Ihre Änderungen an backup.conf gingen verloren.
ZIP entpacken: Rechtsklick auf die ZIP-Datei → Alle extrahieren … → den eben angelegten Ordner wählen. Starten Sie das Programm nicht direkt aus dem geöffneten ZIP heraus, sonst findet es seine Einstellungen nicht.
backup.conf bearbeiten: Rechtsklick → Öffnen mit → Editor, dann diese Werte eintragen:

Eintrag	Bedeutung
`base-url`	Adresse Ihrer 4open-Schnittstelle. Das ist nicht die Adresse, die Sie im Browser aufrufen. Sie erhalten sie von der Hotline.
`email`	Ihre 4open-Anmelde-E-Mail
`password`	Ihr 4open-Passwort
`out`	Wohin die Dokumente gespeichert werden, z. B. `C:\4open-Backup\Dokumente` oder für ein NAS `\\NAS\Freigabe\4open-Backup`

Beispiel:

base-url = https://api.ihre-4open-adresse.de
email    = makler@beispiel.de
password = IhrPasswort
out      = \\NAS\Freigabe\4open-Backup

Hinweis zum NAS: Verwenden Sie die Netzwerk-Schreibweise mit \\ statt eines Laufwerksbuchstabens wie Z:\. Laufwerksbuchstaben stehen bei einem automatischen Start über die Aufgabenplanung oft nicht zur Verfügung.

Hinweis zum Passwort: Es steht in backup.conf im Klartext. Schützen Sie den Ordner entsprechend. Lassen Sie die Zeile password weg, fragt das Programm bei jedem Start nach dem Passwort. Für den automatischen Start muss es aber eingetragen sein.

2. Starten

Doppelklick auf backup.exe.

Beim allerersten Start zeigt Windows eventuell die Meldung „Der Computer wurde durch Windows geschützt". Klicken Sie dann auf Weitere Informationen und anschließend auf Trotzdem ausführen. Das passiert nur einmal.

Im Fenster sehen Sie, welcher Kunde gerade bearbeitet wird, und am Ende eine Zusammenfassung:

  Kunden                  412
  Dokumente             5.873
    neu geladen            37
    unverändert         5.836
  Fehler                    0
  Dauer              1 min 12 s

  [OK] Backup vollständig

Das Fenster bleibt danach 60 Sekunden offen, ein beliebiger Tastendruck schließt es sofort.

Der erste Lauf kann je nach Anzahl der Dokumente länger dauern, auch über eine Stunde. Alle weiteren Läufe sind deutlich schneller, da nur Neues geholt wird. Wird ein Lauf unterbrochen, starten Sie ihn einfach neu. Er macht dort weiter, wo er aufgehört hat.

3. Was wird wo gespeichert?

Im Zielordner entsteht für jeden Kunden ein eigener Ordner:

Mustermann_Max_1234\
    20511_Police_Hausrat.pdf
    20874_Maklerauftrag.pdf
Beispiel_GmbH_1301\
    ...

Die Zahl am Ende des Ordnernamens ist die Kundennummer in 4open, die Zahl vor jedem Dateinamen die Dokumentnummer. So bleiben auch gleichnamige Dokumente unterscheidbar.

Im Zielordner liegt außerdem die Datei .manifest.json. Darin merkt sich das Programm, was schon gesichert wurde. Bitte nicht löschen, sonst wird beim nächsten Start alles erneut geladen.

Das Backup löscht nie etwas: Wird ein Dokument in 4open entfernt, bleibt Ihre Sicherungskopie erhalten.

4. Automatisch sichern (z. B. jede Nacht)

Mit der Windows-Aufgabenplanung läuft das Backup ohne Ihr Zutun:

Startmenü öffnen, Aufgabenplanung eintippen und starten.
Rechts auf Einfache Aufgabe erstellen … klicken.
Name: 4open Backup → Weiter.
Trigger: Täglich → Weiter → Uhrzeit wählen, z. B. 22:00.
Aktion: Programm starten → Weiter.
Programm/Skript: über Durchsuchen … die backup.exe auswählen. Bei Starten in den Ordner eintragen, z. B. C:\4open-Backup.
Weiter → Fertig stellen.

Damit das klappt, muss das Passwort in backup.conf eingetragen sein, und der PC muss zur eingestellten Uhrzeit eingeschaltet sein.

Tipp: Führen Sie das Backup einmal von Hand per Doppelklick aus und prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie es automatisch laufen lassen.

5. Wenn etwas nicht klappt

Meldung	Ursache und Lösung
ABBRUCH: Kundenliste konnte nicht geladen werden	E-Mail, Passwort oder `base-url` in `backup.conf` sind falsch. Ist alles richtig, besteht eventuell keine Internetverbindung.
Bitte --base-url angeben … / Bitte --email angeben …	`backup.conf` wurde nicht gefunden oder der Eintrag fehlt. Liegt sie im selben Ordner wie `backup.exe`? Heißt sie wirklich `backup.conf` und nicht etwa `backup.conf.txt`?
[!] Backup mit Fehlern abgeschlossen	Einzelne Dokumente konnten nicht geladen werden, z. B. wegen eines kurzen Verbindungsabbruchs. Alle übrigen sind gesichert. Beim nächsten Lauf wird es für die fehlenden automatisch erneut versucht.
Speichern auf dem NAS schlägt fehl	Ist das NAS eingeschaltet und im Explorer unter der eingetragenen Adresse erreichbar? Haben Sie dort Schreibrechte?

Kommen Sie nicht weiter? Die Hotline hilft gerne, auch bei der Einrichtung per Bildschirmübertragung: 089 9042997-70 (Mo–Fr 9–16 Uhr), hotline@versdirekt.de.